Introdução.

Neste curso você irá aprender competências necessárias para desempenhar tarefas administrativas relativas ao funcionamento das organizações.

“Só é útil o conhecimento que nos torna melhores.”(Sócrates).

Conceito.

• O assistente administrativo, como diz o nome, é aquele profissional que trabalha na área administrativa de uma empresa de qualquer segmento, e que auxilia o administrador nas atividades de rotina, assim como no controle e gestão de finanças.

Funções.

• Coordenação de atividades administrativas;
• Coordenação de atividades financeiras;
• Coordenação de atividades de logística;
• Organização de arquivos e cadastros;
• Gestão de recebimento de correspondências e documentos.

Atribuições profissionais.

Para bom desempenho da função, o assistente deve:

• Redigir cartas.
• Controlar contas a pagar.
• Atender telefonemas.
• Emitir notas fiscais.
• Elaborar e apresentar relatórios financeiros.
• Postar documentos ao departamento contábil e fiscal.
• Coordernar outros departamentos (compras, recursos humanos, etc);
• Demais rotinas administrativas da empresa em que atua.

Formação do profissional.

• O assistente administrativo não requer uma formação específica, pois trata-se de uma profissão de auxílio ou assistência.
• Entretanto atualmente, em virtude do número sempre crescente de profissionais no mercado de trabalho, a maioria das empresas exige, no mínimo, que o profissional possua o ensino médio completo.

Características.

Quais características são necessárias para esta profissão?

• Boa comunicação.
• Conhecimentos básicos do idioma Inglês.
• Conhecimentos de informática básica, editor de textos, editor de planilhas.
• Saber administrar o tempo.
• Responsabilidade.
• Pró-atividade.
• Confiabilidade.
• Dinamismo.
• Boa capacidade de memorização.
• Saber lidar com público.
• Ser organizado.
• Saber lidar com números e cálculos.

O Mercado de Trabalho.

• O mercado de trabalho para este profissional é sempre amplo, tendo em vista que novas empresas abrem todos os anos no país e a maioria precisa ter um setor responsável pelo administrativo e financeiro, conseqüentemente, precisa dos serviços do Assistente Administrativo.

Exigências.

• Para se destacar nesse mercado, o profissional precisa focar na pró-atividade e organização, além de se manter sempre atualizado, realizando novos cursos de qualificação e participando de workshops e palestras na área.

Faixa Salarial.

• Os valores podem variar de acordo com o segmento da empresa, número de horas traballhadas, capitais x cidades do interior, etc.
• Menor salário: R$ 834;
• Salário médio: R$ 1.325;
• Maior salário: R$ 2.400.

Histórico.

• A capacidade de administrar do homem é muito antiga. A construção das pirâmides do Egito, há 3000 anos, é um exemplo da capacidade de administração , uma vez que reuniu eficientes supervisores e  gerentes, capazes de organizar e conduzir o trabalho de centenas de pessoas.

Evolução.

• Diversos filósofos, entre eles Sócrates, Platão, Aristóteles registraram os conceitos, ainda que rudimentares, da palavra administração, sendo aprimorada ao longo do tempo.
• Quando falamos em evolução da administração tem como marco histórico o aparecimento da mecanização.

Mecanização.

• O aparecimento da máquina a vapor de James Watt e o descaroçador de algodão de Eli Whitney, deu início a uma nova forma de produção e, conseqüentemente, uma nova forma das relações socioeconômicas.

Revolução Industrial.

• De acordo com a maioria dos autores que se dedicam a estudar tal temática, com o início da Revolução Industrial, na segunda metade do século XVIII, ocorreu uma grande transformação sobre a forma de organização do trabalho, que deixou de ser manual para se tornar um trabalho com uso intenso de máquinas.

• A máquina dominou o imaginário da sociedade e as relações humanas passaram a ser vistas e analisadas dentro da perspectiva da máquina,fazendo com que  o perfil de uma organização eficiente seja aquela que opera como uma máquina: eficiente, rotinizada e previsível.

Habilidades do Administrador.

• Para desempenhar suas funções de maneira adequada, o profissional na área de administração deve desenvolver algumas habilidades e características fundamentais ao perfil de um bom profissional:
• Habilidade Técnica: Consiste em fazer uso de conhecimentos, procedimentos, técnicas e equipamentos necessários para realização de tarefas.
• Habilidade Humana: Consiste na capacidade e discernimento para trabalhar com pessoas e em equipe.
• Habilidade Conceitual: Consiste na capacidade para lidar com idéias e conceitos abstratos, compreendendo a complexidade da organização. Esta habilidade está relacionada ao pensar, a raciocinar e diagnosticar situações nos diversos contextos organizacionais.

Noções de Departamento Pessoal.

• O  Departamento Pessoal (DP) é a unidade  de execução vinculada ao Departamento de Recursos Humanos incumbida da administração do cadastro e da folha de pagamento do pessoal.

Organização do DP.

• Basicamente o departamento pessoal é composto por três setores:
  • Admissão.
  • Compensação, e.
  • Desligamento.

Setor de Admissão.

• O setor de Admissão tem por atribuição cuidar de todo o processo de integração do funcionário a empresa, dentro dos critérios administrativos e as conformidades da legislação trabalhista vigente.

Setor de Compensação.

• O setor de Compensação tem por atribuição cuidar de todo processo de controle de freqüência, pagamento de salários e  demais benefícios, bem como de pagamentos de taxas, impostos e contribuições, conforme as exigências legais em vigência.

Setor de Desligamento.

• O setor de Desligamento tem por atribuição cuidar de todo processo de desligamento e quitação do contrato de trabalho, bem como da fiscalização funcional da organização.

Noções de Administração.

• A administração financeira e orçamentária cuida dos assuntos relacionados à administração das finanças de organizações públicas e privadas.

Objetivos da Administração.

• O objetivo da administração financeira e orçamentária é administrar os recursos financeiros, de modo que eles proporcionem o maior rendimento e  retorno esperado, frente ao capital investido. Ela está diretamente ligada a administração, economia e a contabilidade.

Finanças.

• Trabalhar com finanças é aplicar de uma série de princípios econômicos, administrativos e contábeis, objetivando a maximização da riqueza da empresa e do valor das suas ações.

Investimentos.

• Maximizar a riqueza, segundo análise financeiro-econômica, consiste em selecionar aqueles investimentos que possuem a melhor compensação entre risco e retorno, contribuindo para geração de valor da empresa.

Fluxos Financeiros.

• Os fluxos financeiros, por sua vez, ocorrem por intermédio das operações  e serviços financeiros realizados por instituições, empresas, governos e indivíduos, os quais cedem e captam recursos financeiros.

Papel do Administrador Financeiro

O administrador financeiro deve preocupar-se com três tipos básicos de questões:

• a) Realizar a análise, o planejamento e o controle financeiro, além de  coordenar, monitorar e avaliar todas as atividades da empresa, bem como participar ativamente das decisões estratégicas da empresa, visando potencializar suas operações.
• b) Decisões de financiamentos: a tomada de decisão do administrador quanto a captação de financiamentos para investimentos, considerando a combinação adequada dos financiamentos a curto e a longo prazos.
• c) Decisões de investimentos: o administrador deve buscar a aplicação de recursos financeiros, considerando a relação adequada de risco e de retorno dos capitais investidos.

Conceitos da Administração.

Alguns conceitos importantes acerca da administração financeira e orçamentária:

• a) Ciclo operacional: inicia-se com a compra da matéria-prima e encerra-se com o recebimento da venda.
• b) Ciclo financeiro: inicia-se no momento do pagamento da matéria-prima e encerra-se no recebimento do pagamento dos produtos.
• c) Ciclo econômico: inicia-se com a compra da matéria-prima e encerra-se com a venda do produto.
• d) Período de contas a receber: intervalo de tempo entre a venda dos produtos até o recebimento do pagamento.
• e) Período de contas a pagar: intervalo entre o recebimento da matéria-prima até o seu pagamento.
• f) Estoques: utilizada para registrar os estoques de produtos para venda;
• g)  Caixa: conta utilizada para registrar todas as disponibilidades da empresa, dinheiro, aplicações, depósitos em bancos, etc..
• h)  Capital Social:  conta utilizada para registrar o valor investido na empresa pelos sócios ou acionistas.
• i) Gasto: é o valor dos insumos adquiridos pela empresa num determinado período.
• j) Despesa: é o valor dos insumos consumidos com o funcionamento da empresa e não identificados com a fabricação.
• l) Custo: é o valor dos insumos gastos pela empresa com a fabricação de seus produtos.
• m) Desembolso: é o valor devidamente pago pelos insumos adquiridos num determinado período.
• n)  Índice de liquidez: visa medir a capacidade de pagamento de uma empresa, ou seja, a capacidade de cumprir com suas obrigações.

NOÇÕES DE CONTABILIDADE.

• A contabilidade é a ciência que estuda e controla o patrimônio em suas variações quantitativas e qualitativas.

Técnicas Contábeis.

• São procedimentos que complementam as funções contábeis, com o intuito de facilitar a correta aplicação da contabilidade.

Escrituração Contábil.

Dentre as principais técnicas, destacam-se:

• a)  Escrituração: consiste em registrar, em ordem cronológica, as ocorrências que influenciam a evolução patrimonial.
  • É importante lembrar que a escrituração é baseada em documentos comprobatórios que devem estar à disposição para consulta, visando a comprovação de sua veracidade.

Demonstração Contábil.

• b) Demonstração consiste em apresentar todos os registros efetuados em forma condensada que apresente os resultados atingidos pela empresa em determinado período. A Lei nº 6.404/76 denomina as demonstrações contábeis como Demonstrações Financeiras.

Auditoria Contábil.

• c) Auditoria consiste na técnica que visa validar a exatidão dos registros efetuados e apresentados nas demonstrações contábeis, ou seja, na verificação das técnicas da escrituração e das demonstrações contábeis.

Análise Contábil.

• d) Análise consiste em uma interpretação das informações fornecidas pela contabilidade, visando facilitar seu manuseio e sua utilização.

Patrimônio.

• É o conjunto de bens, direitos e obrigações de uma pessoa física ou jurídica, com ou sem fins lucrativos, que possam ser avaliados monetariamente.

Bens.

• São aqueles elementos que podem ser transformados em dinheiro e que possuam algum valor econômico, ou seja, é tudo que possa ser suscetível de avaliação econômica e possa satisfazer as necessidades humanas.

Classificação dos Bens.

Classificam-se em:

• a) Bens Móveis: São aqueles que podem ser deslocados de seu local de origem para outro, sem provocar danos. Exemplos: Veículos, máquinas, estoque de mercadorias, etc..
• b) Bens Imóveis: São aqueles que não podem ser deslocados de seu local natural sem provocar danos.Ex.: Imóveis, terrenos, construções, etc..
• c) Bens Tangíveis: São aqueles que podem ser tocados, ou seja, que possuem corpo físico. Exemplos: Máquinas, veículos, estoque de mercadorias, imóveis, etc..
• d) Bens Intangíveis: São aqueles que não podem ser tocados e que não possuem corpo físico. Exemplos: Direitos autorais, marcas e patentes, etc..

Direitos.

• Os  direitos representam todos os valores que se têm a receber de terceiros, provenientes de transações comerciais de venda a prazo. Na venda a prazo o cliente tem a posse da mercadoria, mas só terá a propriedade depois do pagamento.
• Nas aplicações o dinheiro é da empresa, mas está em poder do banco. São valores a receber, a recuperar, a compensar. Exemplos: Duplicatas a receber (surge de uma venda a prazo), adiantamento para funcionários (direito de descontar no pagamento), etc..

Obrigações.

• As obrigações representam o valor que se tem a pagar a terceiros, provenientes de transações comerciais de compra a prazo. Em outras palavras, são bens de terceiros em nosso poder. Exemplos: Duplicatas a pagar, salários a pagar, financiamentos obtidos,  adiantamento de clientes.

TÉCNICAS DE ARQUIVO.

Arquivo.

• Conjunto de documentos produzidos e recebidos por órgãos públicos, instituições de caráter público e entidades privadas, em decorrência do exercício de atividades específicas, bem como por pessoa física e jurídica, qualquer que seja o suporte da informação ou a natureza dos documentos (Lei Federal nO 8.159/91, art. 2°).

Acervo.

• Totalidade dos documentos sob custódia de um arquivo.

Gestão de Documentos.

• Conjunto de procedimentos e operações técnicas referentes à produção, tramitação, uso, avaliação e arquivamento dos documentos em fase corrente e intermediária, visando a sua eliminação ou recolhimento para guarda permanente (Lei Federal n° 8.159/91, art. 3°).

Arquivamento.

• Seqüência de operações que visam à guarda ordenada de documentos. Ação pela qual uma autoridade determina a guarda de um documento, cessada a sua tramitação.

Documento Corrente.

• São aqueles documentos em curso ou que, mesmo sem movimentação, constituam objetos de consulta frequente. São armazenados em Arquivos Correntes.

Documento Intermediário.

• Documento que, não sendo de uso corrente nos órgãos produtores, por razões de interesse administrativo, aguardam a sua eliminação ou recolhimento para guarda permanente. São armazenados em Arquivos Intermediários.

Documento Permanente.

• Documento de valor histórico, probatório e informativo, que deve ser definitivamente preservado. É armazenado no arquivo permanente.

Avaliação de Documentos.

• Processo de análise e seleção de documentos de arquivo, que estabelece sua destinação de acordo com os valores que lhes são atribuídos.

Arquivo Privado.

• Conjunto de documentos produzidos ou recebidos por pessoas físicas ou jurídicas, em decorrência de suas atividades (Lei Federal n° 8.159/91, art. 11).

Arquivo Público.

• Conjunto de documentos produzidos e recebidos, no exercício de suas atividades, por órgãos públicos de âmbito federal, estadual, municipal, e do Distrito Federal, em decorrência de suas funções administrativas, legislativas e judiciárias. Arquivo integrante da administração pública.

Ciclo Vital dos Documentos.

• Sucessivas fases por que passam os documentos de um arquivo, da sua produção até a sua eliminação ou guarda permanente.

Destinação dos Documentos.

• Em decorrência da avaliação, encaminhamento dos documentos à guarda permanente, à eliminação e/ou reprodução.

Espécie Documental

• Divisão de gênero documental, que reúne tipos documentais por . suas características comuns de estruturação da informação, como ata, carta, decreto, fotografia, memorando, ofício, plantas, relatório.

Gênero Documental.

• Reunião de espécies documentais que se assemelham por seus caracteres essenciais, particularmente o suporte e a forma de registro da informação, como documento filmográfico, sonoro, audiovisual, cartográfico, iconográfico, informático, micrográfico, textual.

Movimentação de Documentos.

• A informação necessita ser tratada e organizada da fonte geradora à armazenadora, para que o produto final seja repassado aos usuários satisfatoriamente. O documento contém dados de grande importância para as decisões administrativas.

Entrada de Documentos.

• O registro de entrada é efetuado no setor de protocolo, que tem como atividade principal: executar as atividades de movimentação, controle e expedição de requerimentos, processos e outros documentos, atendendo com presteza às solicitações dos usuários sobre o andamento dos processos e papéis de seu interesse.

Setor de Protocolo.

• No setor de protocolo, a ausência de técnicas e métodos apropriados, bem como usos inadequados, prejudicam o correto arquivamento do documento no seu destino final, após a tramitação. Conseqüentemente, os usuários e administradores serão penalizados com a lentidão, a imprecisão e a inconfiabilidade quando solicitarem informações.

Tramitação do Documento.

• Após o registro no protocolo, o documento é encaminhado a setor ou autoridade para as providências necessárias em função da conclusão do assunto.

Saída de Documentos.

• Ele pode sair do setor de protocolo sob a forma original em que deu entrada, ou sob a forma de processo, recebendo uma capa. Irá formar um dossiê, até chegar à conclusão, passando por diversas autoridades, recebendo pareceres e até anexos.

Arquivamento.

• Após a tramitação e conclusão do assunto tratado no documento, ele é destinado a sua etapa final – o arquivamento. Geralmente, o arquivamento inicial é feito no arquivo setorial. Após cinco anos, o documento irá para o setor de avaliação de documentos, se ainda apresentar validade, ou para o descarte.

Validade do Documentos.

• É determinada pela Tabela de Temporalidade de Documentos, que é um instrumento arquivístico resultante da avaliação que determina os prazos de guarda e a destinação dos documentos de arquivo.

Tipo Documental.

• É uma divisão de espécie documental que reúne documentos por suas características comuns em termos de fórmula diplomática, natureza de conteúdo ou técnica do registro, tais como cartas precatórias, cartas régias, cartas-patentes, decretos sem número, decretos-leis, decretos legislativos, fotografias temáticas, retratos, daguerreótipos, litogravuras, serigrafias, xilogravuras.

Processo de Arquivamento.

• O arquivamento de documentos consiste na colocação do documento no lugar a ele destinado (estante, arquivo, prateleira ou pasta), e deve ser feito diariamente, pois, quando os documentos se acumulam, acabam ocorrendo problemas (perda, extravio ou dano).

Precauções.

• Se por acaso existirem documentos que necessitem ficar para arquivamento no dia seguinte, recomenda-se a guarda dos mesmos em armários.
• Antes de guardar qualquer documento, a empresa ou a área responsável pelo arquivo da empresa deve elaborar um quadro de avaliação de documentos.

Quadro de Avaliação.

O quadro de avaliação de documentos consiste em orientações para o tratamento dos documentos, por tipo de documento (corrente, permanente e intermediário).

• Neste quadro devem constar os seguintes dados: a fase ou tipo do documento; a descrição do grupo de classificação deste documento e o conteúdo ou assunto de cada documento.

 

Conservação dos Documentos.

• Algumas medidas devem ser tomadas, antes do arquivamento, para assegurar a conservação dos documentos:
  • perfurar os documentos uniforme e adequadamente;
  • retirar clipes e alfinetes, e utilizar o grampeador com grampos de alumínio; dobrar os documentos adequadamente, se excederem os tamanhos padronizados, e desdobrar caso seja necessário.

Fitas adesivas.

• Fitas adesivas não devem ser usadas, por perder a cola com o passar do tempo e deixar manchas amareladas no documento, que são irremovíveis.
• Devem ser substituídas por cola que não afete o documento, e a colagem deve ser feita com tiras de papel no verso do documento, para não prejudicar a posterior leitura;

Arquivamento de recortes.

• Devem ser arquivados em pastas, por assunto, e após devem ser colocados em folhas soltas de papel tamanho ofício. Se for um artigo que tenha continuação no verso, o recorte deve ser guardado em envelope que também será colocado em folha de papel.
  • Deve ser anotada a data e fonte de onde ele foi extraído no canto superor direito, como também o assunto da pasta onde ele será arquivado.

Operações especiais.

• Os seguintes procedimentos devem ser seguidos para que haja a guarda e conservação adequada dos documentos:
  • fazer o arquivamento diário de pastas e papéis;
  • confrontar o conteúdo e o número da pasta para evitar engano;
  • manter uma sequência estritamente cronológica;
  • não grampear e não arquivar juntos a correspondência recebida e a expedida;
  • não sobrecarregar as caixas arquivo ou pastas;
  • abrir uma segunda pasta, tão logo seja necessário; ou, se for o caso, uma caixa;
  • manter uma pasta miscelânea ou diversos, para onde irão os documentos cujos assuntos não são rotineiros, até que cheguem ao número de seis, quando terão uma pasta própria;
  • não deixar assuntos indefinidos, classificá-Ios quando não houver definição clara ou não existirem assuntos assemelhados em:
    • Assuntos Administrativos diversos;
    • Assuntos de pessoal diversos; e
    • Assuntos Financeiros diversos, definindo-os em uma área que tenha pertinência.
  • jamais permitir que pessoas alheias ao serviço procedam ao arquivamento, salvo sob supervisão, em fase de treinamento.

ATENDIMENTO TELEFÔNICO.

Dicas.

• Para que o telefone seja um aliado, é preciso saber usá-lo da forma correta. Veja dicas de como usar o telefone da maneira correta com os seus clientes:
• Elimine suas fraquezas verbais.

1. Peça a permissão de algumas pessoas e grave suas ligações com elas. Depois disso, escute-as e identifique seus pontos fracos, como gírias, pausas no meio das frases, etc. Dedique-se a eliminar isso das próximas conversas.

• Anote tudo!

2. Nunca inicie uma conversa de negóciospelo telefone sem saber exatamente o que será discutido nela. Você poderá se perder facilmente nos assuntos, o que pode levar a pessoa do outro lado da linha a perder a atenção em você. E você não pode se dar o luxo de errar em uma informação.

• Dê atenção à outra pessoa!

3. Evite divagar durante o discurso da pessoa que está conversando com você. Numa conversa ao vivo a linguagem corporal da pessoa pode te ajudar a entender o assunto, mas como você pretende usar esse artifício em uma conversa por telefone?

• Desligue o mundo ao seu redor e preste total atenção no que a pessoa está dizendo a você.
• Aguarde antes de responder!

4. Quando você leva alguns segundos para responder, a outra pessoa entende que você escutou o que ela tinha a dizer e está pensando em como respondê-la. Isso te dá credibilidade.

• Se você responde logo que ela terminou de falar ou, pior ainda, a interrompe, está dizendo para ela que seus pensamentos são mais importantes do que qualquer coisa que ela possa ter dito.
• Escute a si mesmo!!

5. Além de ouvir e entender o que a outra pessoa está te dizendo, você também precisa prestar atenção ao que está falando, para que não saia totalmente do assunto discutido.

• Para de pensar no que a pessoa vai responder e, assim, incluir mais e mais assuntos na sua resposta. Simplesmente responda a pergunta dela e aguarde, para então, falar novamente.
• Fique atento ao seu tom de voz!

6. Quando falamos é inevitável manter o tom de voz neutro. Na maioria dos casos ele se altera de acordo com o que sentimos durante a conversa.

• No entanto, isso não é uma boa ajuda durante uma negociação por telefone. Ao invés disso, fique atento ao tom de voz da pessoa com quem está falando e procure manter o seu no mesmo nível. Isso vai mostrar a ela que está negociando com uma pessoa equilibrada.

O ASSISTENTE ADMINISTRATIVO.

• Competências.
• Ter iniciativa.
• Boa organização.
• Paciência.
• Diplomacia.
• Habilidade de relacionar-se com pessoas diferentes.

Desafios.

• Saber adaptar-se a novas tarefas.
• Procurar saber o que cada pessoa da empresa faz.
• Elaborar com eficiência orçamentos e elaborar relatórios.
• Manter registros e controles em excelente organização.

Tarefas.

• Um assistente administrativo tem que digitar cartas, relatórios, memorandos, atas de reunião e outros documentos que a empresa que você trabalha.
• Elaborar pautas e atas de reuniões.
• Organizar pautas de reuniões.
• Solicitar móveis, papéis, formulários e outros materiais usados no escritório.
• Pagar contas, faturas bancárias e fazer faturamento.
• Manter organizado o ambiente de trabalho.
• Recepção de documentos.
• Manter atualizada a agenda, tanto telefônica como pendencias.
• Dominar ouso de máquinas de escritório, de calculadoras a fotocopiadoras, computadores e os programas usados.
• Última dica, procurar ter bastante atenção no seu trabalho, pois o cargo de assistente administrativo é um cargo de confiança e possibilita chance de ascensão dentro da empresa!

Leituras Recomendadas.

• Noções de Apoio Administrativo. DFP. Rio de Janeiro – RJ. CHIAVENATO, (2000).
• Introdução à Teoria da Administração. Campus. Rio de Janeiro-RJ.
• Cultura Organizacional. Qualitymark. Rio de Janeiro – RJ.SCHAAF, Dick. (1991).